Проект:
"Отдел системного администрирования".
Проект:
"Отдел системного администрирования".
Статус проекта: успешно реализован.
Штат сотрудников: В компании имеется 4 системных инженера разного уровня soft и hard - скиллов.
Схема оплаты: сдельная, почасовая.
Задачи, исполняемые системными инженерами:
а) Задачи поддержки:
Поддержка реализации задач по "1С" (получение серверных и сетевых доступов, разворачивание копий баз, формирование серверной среды для реализации задач).
Поддержка серверного, сетевого, торгового оборудования.
Поддержка систем видеонаблюдения, аудио контроля, аудио вещания.
б) Задачи по реализация проектов:
Внедрение\оптимизация серверной, сетевой структуры в организацию Заказчика.
Внедрение\интеграция торгового оборудования с 1С, прочим ПО.
Внедрение систем видеонаблюдения, аудио контроля, аудио вещания.
в) Задачи проектирования:
Подбор ПО и оборудования под потребности Заказчиков.
Подбор поставщиков ПО и оборудования, анализ рынка по уровню цен.
Сборка и тестирование оборудования перед передачей Заказчику.
г) Прочие обязанности:
Доставка оборудования Заказчику.
Доставка документации.
Доставка и установка коробочных версий "1С". Лицензирование ПП "1С".
4. Текущий формат исполнения задач:
Специалисты имеют возможность отказаться от исполнения задачи в любой момент времени.
Специалисты самостоятельно исполняют взятую задачу, вне зависимости от уровня компетенций.
Специалисты, по запросу менеджера, информируют о затруднениях и сложностях в реализации в устном или письменном виде, в сжатом формате.
Специалисты самостоятельно уточняют и детализирует потребности, формируют требования, формируют состав оборудования, работ и материалов, бюджет (себестоимость) и сроки. Передают информацию менеджеру для согласования с Заказчиком.
Специалисты самостоятельно взаимодействуют с Заказчиком по всем аспектам реализации задачи, от сбора требований до сдачи-приёмки работ.
В том случае, если специалист не может выстроить взаимодействие с Заказчиком, согласовать технические и организационные аспекты реализации, он формирует и передает менеджеру пакет информации для повторного согласования.
В том случае, если для решения задачи необходимы специалисты по 1С (аналитики, программисты) - специалисты самостоятельно взаимодействуют друг с другом для получения результата.
Мониторинг и контроль реализации задач менеджерами проектов проводится ситуативно, в устном формате, также постфактум, на основании обратной связи от Заказчика.
Учет и отчетность по проведенным работам ведется на основании ежемесячных отчетов, предоставляемых специалистами.
Управленческие:
Низкая эффективность планирования, мониторинга и контроля исполнения задач.
Низкая эффективность управления реализацией задач.
Отсутствует документальный учет исполнения задач.
Отсутствует документы согласования с Заказчиком состава и сроков реализации.
"Плавающее" качество исполняемых задач.
Несоответствие оценочных сроков исполнения задач фактическим.
Конфликты между менеджерами проектов за приоритетность исполнения задач, приоритетность взаимодействия с тем или иным специалистом.
Конфликты с Заказчиками по итогу исполнения работ по стоимости, качеству, срокам.
Отсутствует учет компетенций специалистов.
Низкий уровень лояльности специалистов к компании.
Финансовые:
"Плавающая" рентабельность за квартал/полугодие: от минусовых показателей до 50%.
Низкая прибыль по реализации задач.
Повышение рентабельности и прибыли исполнения задач системными инженерами.
Рентабельность исполнения каждой задачи - не ниже 40% (за вычетом прибыли от продаж оборудования, расходов на ГСМ).
Рентабельность исполнения задач за квартал - не ниже 30 % (за вычетом прибыли от продаж оборудования, расходов на ГСМ).
Прибыль по каждой задаче - не ниже 40% от дохода.
Повышение качества и эффективности исполнения задач.
Выполнение задач в соответствии с согласованными сроками и составом.
Ведение учета реализации задач.
Оперативный мониторинг и контроль исполнения задач.
Возможность детального анализа качества и эффективности реализации задач.
Минимизация конфликтов между менеджерами по приоритетности исполнения работ, задействованию специалистов.
Повышение лояльности специалистов к компании.
Возможность развития направления.
Положительные отзывы от Заказчиков, отсутствие конфликтов.
Исполнители: 2 специалиста - руководитель проектов, системный инженер.
Куратор: директор компании.
Планируемые сроки: 6 мес.
Фактические сроки: 6 мес.
Подготовка к реализации - 2 мес.
Опытно-промышленная эксплуатация - 3 мес.
Для реализации поставленных целей разработаны, согласованы и реализованы следующие решения в рамках 3-х месячной опытно-промышленной эксплуатации:
Разделение всех задач на 2 ключевых группы:
задачи сопровождения.
проектные задачи.
Организация отдела системного администрирования:
2.1 Внедрение иерархической организационной структуры отдела:
внедрение должностей в том числе: должностной инструкции с указанием требований к должности, полномочий, зон ответственности;
описание состава компетенций для должности;
установка новой должности - руководитель отдела, в том числе: должностной инструкции с указанием требований к должности, полномочий, зон ответственности.
2.2 Внедрение методологии исполнения по каждой группе задач:
внедрение схемы, структуры и правил реализации задач для специалистов;
внедрение схемы, структуры и правил процессов управления: инициализации, планирования, реализации, мониторинга, контроля, завершения задачи;
2.3 Внедрение схемы и правил взаимодействия, коммуникаций в отделе.
2.4 Внедрение схемы и правил взаимодействия, коммуникаций отдела с менеджерами проектов.
2.5 Внедрение схемы и правил взаимодействия, коммуникаций отдела с Заказчиком.
2.6 Внедрение шаблонов документов для взаимодействия с Заказчиком.
Организация ведения учета задач:
организация работы с CRM "Битрикс 24";
внедрение схемы, структуры и правил учета задач;
внедрение шаблонов внутренних документов для упорядочивания и учета информации по реализации задач;
организация единой области хранения документов и отчетов на сервере компании и в CRM "Битрикс 24".
Организация повышения лояльности специалистов к компании:
переход на окладно-сдельную систему оплаты с градацией по должностям (по окончанию ОПЭ);
внедрение принципов оперативной взаимовыручки и поддержки от коллег и руководителя;
внедрение схемы коллективного анализа и проектирования реализации задач (по потребности);
внедрение схемы планирования, контроля и реализации повышения компетенций для каждого специалиста, в зависимости от уровня компетенций, должности.
Благодаря внедренным решениям, по окончанию 3-х месяцев опытно-промышленной эксплуатации были достигнуты следующие результаты:
Финансовые показатели:
Устойчивая рентабельность по реализации задач за квартал в среднем ~35 %;
Рентабельность за месяц ~ 40%;
Прибыль по каждой задаче - в среднем, не ниже 30% от дохода.
Управленческие показатели:
более 80% задач выполнены в соответствии с планируемыми данными по срокам, бюджету, составу и качеству.
Повысилась скорость исполнения работ в среднем в 2,5 раза.
получены положительные отзывы от ~70% Заказчиков.
Общие результаты:
Сформирован отдел из 4 специалистов: руководитель отдела, ведущий системный инженер, системный инженер, младший системный инженер.
За квартал существенно повысились компетенции сотрудников.
Схема оплаты работ специалистов изменена на окладно-премиальную.
Появилась возможность оперативного мониторинга и контроля реализации задач.
Ключевые сложности в проекте и их решения:
Сложность 1:
а) Работа над внутренним проектом параллельно с исполнением обязанностей менеджера проектов, также, руководителя отдела в рамках ОПЭ.
б) переработка вариантов реализации некоторых процессов в рамках ОПЭ.
Принятые Решения:
Использование метода «критического пути», формирование эффективной последовательности задач.
Изменения организации процесса, управление временем труда и отдыха.
Сложность 2: Сопротивление изменениям со стороны менеджеров проектов.
Принятые Решения:
Презентация положительных сторон проекта для работы менеджеров и роста компании, формирование заинтересованности в результатах проекта.
Переработка вариантов реализации некоторых процессов в рамках ОПЭ.
Привлечение директора компании для преодоления сопротивления.